Il Garante per la protezione dei dati personali, con newsletter n. 517 del 6 febbraio 2024, ha comunicato di aver predisposto un documento di indirizzo denominato “Programmi e servizi informatici di gestione della posta elettronica nel contesto lavorativo e trattamento dei metadati” rivolto ai datori di lavoro pubblici e privati.
A seguito di accertamenti effettuati dall’Autorità è emerso che alcuni programmi e servizi informatici per la gestione della posta elettronica, commercializzati da fornitori anche in modalità cloud, sono configurati in modo da raccogliere e conservare, per impostazione predefinita, in modo preventivo e generalizzato, i metadati relativi all’utilizzo degli account di posta elettronica dei dipendenti (ad esempio, giorno, ora, mittente, destinatario, oggetto e dimensione dell’e-mail). In alcuni casi è emerso anche che i sistemi non consentono ai datori di lavoro di disabilitare la raccolta sistematica dei dati e ridurre il periodo di conservazione.
Pertanto, i datori di lavoro dovranno verificare che i programmi e i servizi informatici di gestione della posta elettronica in uso ai dipendenti (specialmente in caso di prodotti di mercato forniti in cloud o as-a-service) consentano di modificare le impostazioni di base, impedendo la raccolta dei metadati o limitando il loro periodo di conservazione ad un massimo di 7 giorni, estensibili, in presenza di comprovate esigenze, di ulteriori 48 ore, periodo considerato congruo, sotto il profilo prettamente tecnico, per assicurare il regolare funzionamento della posta elettronica in uso al lavoratore.
I datori di lavoro che per esigenze organizzative e produttive o di tutela del patrimonio anche informativo del titolare (in particolare, ad esempio, per specifiche esigenze di sicurezza dei sistemi) avessero necessità di trattare i metadati per un periodo di tempo più esteso, dovranno espletare le procedure di garanzia previste dallo Statuto dei lavoratori (accordo sindacale o autorizzazione dell’Ispettorato del Lavoro).
L’estensione del periodo di conservazione oltre l’arco temporale fissato dal Garante può infatti comportare un indiretto controllo a distanza dell’attività del lavoratore.
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